| Dieter Oechsle - Hefte drucken mit Word 2000 ohne zusätzliche Hilfsmittel |
von Dieter Oechsle
Leonberg Oktober 2006
Unter Heft verstehen wir eine Anzahl gemeinsam gefalteter Papierblätter, die im Falz geheftet sind. Die Heftseiten können dann wie bei einem Buch umgeblättert werden. Ein Buch kann hergestellt werden durch Binden einer Anzahl von Heften.
Wenn wir mit Computer und Drucker Hefte herstellen wollen, so ergeben sich die folgenden Probleme:
Grundsätzlich bieten sich für die Seiteneinrichtung zwei Möglichkeiten an, um Hefte herzustellen:
Der Satzspiegel, d.h. der für den Text vorgesehene Bereich, wird von vornherein so groß angelegt, dass beim Druck keine Verkleinerung nötig ist. Dies hat den Vorteil, dass alles genau so getextet und eingerichtet werden kann, wie es nachher aussehen soll. Wegen des Wegfallens des Verkleinerns können alle unter Word 2000 möglichen Features ohne Einschränkung verwendet werden (Kopf- und Fußzeilen, Fuß- und Endnoten, Tabellen, Grafiken, Verzeichnisse, Verweise usw.).
2.2.1 Papierformat: A4, Querformat
2.2.2 Seitenränder: 2 Seiten pro Blatt, Oben: .., Unten: .., Außen: .., Innen: .., Bundsteg: 0 cm, Kopfzeile: .., Fußzeile: ... (alles nach Wunsch, Maße bezogen auf halbes Papierformat, hier gleich Heftformat gleich A5!)
Was Sie bei den Seitenrändern als 'Außen' eingeben, ist der Rand von den Heftaußenseiten bis zum Schriftspiegel. 'Innen' ist der Rand zwischen Schriftspiegel und dem Heftfalz. In der 'Vorschau' kann das falsch dargestellt sein!
also Schreiben mit allen möglichen Schriften und Zeichen, zentriert, Blocksatz, Kopf- und Fußzeilen, Fuß- und Endnoten, Grafiken und Tabellen einfügen, Verweise einfügen, Verzeichnisse anlegen, eben mit allem, was Word 2000 zusammen mit dem verwendeten Drucker so bietet.
Darauf achten, dass die Seitenzahl durch vier teilbar ist! Erforderlichenfalls Leerseiten anfügen. Datei sichern!
Datei, Drucken
2.5.1 Erstes Blatt, Vorderseite
Datei, Drucken
Seiten: 8;1 (letzte Heftseite; erste Heftseite - Die Reihenfolge ist wichtig!)
2.5.2 Erstes Blatt, Rückseite
Blatt mit der so gedruckten (Blatt-) Vorderseite in den Drucker einlegen zum Druck der Rückseite (Richtung und Lage sind druckerabhängig, einmal probieren und merken!)
Datei, Drucken
Seiten: 2;7 (zweite Heftseite; vorletzte Heftseite - die Reihenfolge ist wichtig!)
Das erste Blatt ist fertig gedruckt!
2.5.3 Zweites Blatt, Vorderseite
Datei, Drucken, Seiten: 6;3 (die Reihenfolge ist wichtig!), sonst wie unter 2.5.1 beschrieben.
2.5.4 Zweites Blatt, Rückseite
Blatt wieder in den Drucker einlegen zum Druck der Rückseite.
Datei, Drucken, Seiten: 4;5 (die Reihenfolge ist wichtig!), sonst wie unter 2.5.2 beschrieben.
Das zweite Blatt ist fertig gedruckt!
Blätter richtig zusammenlegen, falzen, heften, fertig!
Es ist leicht verständlich, dass die Seitenzahl jedes Heftes durch vier teilbar sein muss. Wie die Heftseiten richtig auf den Papierblättern angeordnet werden müssen, ist im Abschnitt 'D. Heftseiten richtig anordnen' beschrieben, zum Herstellen eines ganzen Buches siehe Abschnitt 'E. Ein ganzes Buch herstellen'.
Die Seiteneinrichtung wird ausgerichtet auf Papierformat A4 Hochformat mit den dafür üblichen Rändern und Anordnungen. Das so fertiggestellte Dokument wird mit verkleinerten Seiten in der für das Heft richtigen Anordnung auf Papier A4 Querformat ausgedruckt.
Für diese Methode der Heftherstellung gibt es inzwischen ein Tool zum Einfügen in Word. Es übernimmt die gesamte Druckereinstellung, insbesonere auch das lästige Problem der Seitenaufteilung für die Druckaufträge. Man kann damit also eine für den normalen Ausdruck im A4-Format eingerichtete Datei ganz einfach verkleinert als Heft im Format A5 ausdrucken lassen. Damit entfällt alles, was unten in Abschnitt 2.5 gesagt ist. Ich habe mir das eingerichtet und verwende es sehr gerne!
Der kostenlose SmartTools Booklet-Assistent für Word 2000, 2002/XP und 2003:
"Präsentieren Sie Ihr Word-Dokument doch einmal nicht als Stapel von einseitig bedruckten DIN A4-Seiten, sondern als Broschüre, die man wie ein kleines Büchlein nutzen kann. Mit unserem kostenlosen Assistenten ist der Weg vom Text zur Broschüre auch mit einem ganz normalen Drucker ganz einfach."
Die Seiteneinrichtung wird hier nicht näher beschrieben, da die 'normale' Seiteneinrichtung Papierformat A4 Hochformat mit den darauf ausgerichteten Rändern verwendet werden kann.
also Schreiben mit allen möglichen Schriften und Zeichen, zentriert, Blocksatz, Kopf- und Fußzeilen, Fuß- und Endnoten, Grafiken und Tabellen einfügen, Verweise einfügen, Verzeichnisse anlegen und, und, und, eben alles, was Word 2000 zusammen mit dem verwendeten Drucker so bietet.
Darauf achten, dass die Seitenzahl durch vier teilbar ist! Erforderlichenfalls Leerseiten anfügen. Datei sichern!
Datei, Drucken
Datei, Drucken
Seiten: 8;1 (letzte Heftseite; erste Heftseite - Die Reihenfolge ist wichtig!)
Zoom - Seiten pro Blatt: 2 Seiten
Blatt mit der so gedruckten (Blatt-) Vorderseite in den Drucker einlegen zum Druck der Rückseite (Richtung und Lage sind druckerabhängig, einmal probieren und merken!)
Datei, Drucken
Seiten: 2;7 (zweite Heftseite; vorletzte Heftseite - die Reihenfolge ist wichtig!)
Zoom - Seiten pro Blatt: 2 Seiten
Das erste Blatt ist fertig gedruckt!
Datei, Drucken, Seiten: 6;3 (die Reihenfolge ist wichtig!), sonst wie unter 2.5.1 beschrieben.
Blatt wieder in den Drucker einlegen zum Druck der Rückseite.
Datei, Drucken, Seiten: 4;5 (die Reihenfolge ist wichtig!), sonst wie unter 2.5.2 beschrieben.
Das zweite Blatt ist fertig gedruckt!
Blätter richtig zusammenlegen, falzen, heften, fertig!
Es ist leicht verständlich, dass die Seitenzahl jedes Heftes durch vier teilbar sein muss. Wie die Heftseiten richtig auf den Papierblättern angeordnet werden müssen, ist im Abschnitt 'D. Heftseiten richtig anordnen' beschrieben, zum Herstellen eines ganzen Buches siehe Abschnitt 'E. Ein ganzes Buch herstellen'.
Die richtige Anordnung der Heftseiten (oder Buchseiten) auf dem Papier nennt der Buchdrucker Ausschießen. Beim herkömmlichen Buchdruck nimmt das einen erheblichen Raum ein, werden doch hier viel mehr Seiten auf einem Papierbogen angeordnet. Nach dem Bedrucken der Vorderseite (Schöndruck) und der Rückseite (Widerdruck), in einem oder in zwei Arbeitsgängen, müssen dann die Heftseiten nach dem Falzen und Schneiden richtig aufeinanderfolgen.
Beim Heftdruck mit dem Computer werden meist nur zwei Heftseiten auf einer Blattseite (also vier Heftseiten auf einem Blatt Papier) gedruckt. Die unter B. und C. angeführten Beispiele gehen von 8 Heftseiten aus. Dabei muss die Datei fortlaufende Seiten ohne Seitenzahlen oder mit den Seitenzahlen 1 bis 8 enthalten. Die folgenden Tabellen geben die richtige Anordnung der Heftseiten auf den Papierblättern an für Hefte mit 4 bis 36 Seiten (ohne Seitenzahlen oder mit fortlaufenden Seitenzahlen, beginnend bei 1). Hefte mit mehr als 32 Seiten können schon recht unhandlich werden. Wer dennoch ein Heft mit mehr Seiten erstellen will, findet die Regeln für höhere Seitenzahlen sicherlich heraus.
| Anzahl der Heftseiten | ||||||
| Papier Blatt 1 | ||||||
| Papier Blatt 2 | ||||||
| Papier Blatt 3 | ||||||
| Anzahl der Heftseiten | ||||||
| Papier Blatt 1 | ||||||
| Papier Blatt 2 | ||||||
| Papier Blatt 3 | ||||||
| Papier Blatt 4 | ||||||
| Papier Blatt 5 | ||||||
| Papier Blatt 6 | ||||||
| Anzahl der Heftseiten | ||||||
| Papier Blatt 1 | ||||||
| Papier Blatt 2 | ||||||
| Papier Blatt 3 | ||||||
| Papier Blatt 4 | ||||||
| Papier Blatt 5 | ||||||
| Papier Blatt 6 | ||||||
| Papier Blatt 7 | ||||||
| Papier Blatt 8 | ||||||
| Papier Blatt 9 | ||||||
Wenn die Heftseitenzahlen nicht bei eins beginnen, aber fortlaufend sind, müssen für den Druck der einzelnen Blätter andere Werte eingegeben werden. Wenn z.B. ein Heft mit den Seitenzahlen 33 bis 48, also mit 16 Seiten, hergestellt werden soll, so ist das Papier Blatt 1 auf der Vorderseite mit den Seiten 48;33, auf der Rückseite mit 34;47 zu bedrucken, es muss also zu den Seitenzahlen nach der Tabelle jeweils 32 addiert werden.
Sind die Seitenzahlen im Heft nicht durchlaufend nummeriert, so muss das Dokument in Abschnitte unterteilt sein. (Sehen Sie hierzu in der Hilfe von Word nach.) Die Auswahl einzelner Seiten zum Druck ist dann nicht mehr allein nach den Seitenzahlen möglich, da diese nicht mehr eindeutig sind. Aber auch dann kann man ein Heft herstellen. Um das zu verstehen ist es nützlich zu wissen, wie Word 2000 mit den Seitenzahlen umgeht.
In der Statusleiste von Word 2000 werden Angaben zu den Seitenzahlen gemacht. Links steht neben dem Wort Seite die Seitenzahl (Seitennummer) der aktuellen Seite. Dies ist die Seite, auf der sich die Schreibmarke im Bildschirmbereich befindet. Daneben folgt neben der Abkürzung Ab die Nummer des aktuellen Abschnittes und dann kommt die logische Seitenzahl (Seitennummer) der aktuellen Seite und nach dem Schrägstrich die logische Seitenzahl (Seitennummer) der letzten Seite des Dokumentes, also auch die Anzahl der Seiten des Dokumentes.
Die logische Seitenzahl wird von Word intern vergeben und verwendet, man kann sie nicht beeinflussen. Sie beginnt in jedem Dokument mit eins und wird fortlaufend vergeben. Die Abschnittsnummer beginnt ebenfalls immer mit eins und wird für die vom Anwender eingefügten Abschnitte (Einfügen, Manueller Wechsel..., Abschnittswechsel) fortlaufend eingerichtet. Die aktuelle Seitenzahl wird dagegen immer in der Form angezeigt, die der Anwender zum Ausdruck vorgegeben hat. Die Auswahl zum Drucken einzelner Seiten muss nun neben der Seitennummer auch die Abschnittsnummer enthalten und zwar in der Form pnsm für die Seite n im Abschnitt m, also z.B. p4s2 für die Seite 4 im Abschnitt 2. Dabei steht p für page = Seite und s für section = Abschnitt. (Die Abkürzungen in deutsch anzugeben, wie es in Word 97 der Fall war, hat man wohl vergessen. Vielleicht ist deshalb diese Möglichkeit zur Ausgabe von Einzelseiten in der Hilfe von Word 2000 nicht erwähnt.)
Um nun die richtigen Eingaben für das Ausdrucken der Heftseiten zu erhalten, ist einige Vorarbeit nötig. Diese soll hier ausführlich geschildert werden am Beispiel eines Heftes mit acht Seiten.
Als erstes erstellen wir eine Tabelle mit vier Datenspalten und soviel Zeilen, wie wir logische Seiten haben, also hier mit acht Zeilen. Nun blättern wir das WordDokument seitenweise durch und schreiben die Anzeigen von Seite, Abschnitt und logische Seite (siehe Abbildung oben) in die Tabelle. Diese sieht dann z.B. so aus:
Hier kontrollieren wir gleich, ob die Anzeige unter logische Seite immer um eines fortschreitet und ob die Anzahl der Seiten nach dem Schrägstrich unter logische Seite richtig ist. Es ist nämlich möglich, dass Word selbsttätig für den Ausdruck eine Leerseite einfügt, wenn die vom Anwender vorgegebenen Seitenzahlen nicht durchgehend ungerade/gerade/ungerade usw. sind. Ist dies der Fall, so muss die Seitenanordnung für den Heftdruck geändert werden, einmal, damit die Gesamtseitenzahl durch vier teilbar ist, zum andern, weil sich eine von Word eingefügte Leerseite zum Ausdruck nicht aufrufen lässt.
Wir sehen im Beispiel, dass das Heft mit Seite I Abschnitt 1 beginnt. Dabei kann der Ausdruck der Seitenzahl auch unterdrückt sein, sie wird in der Statusleiste trotzdem angezeigt. Die zweite Seite trägt die Seitenzahl II, noch immer im Abschnitt 1. Auf der logischen Seite 3 beginnt eine neue Nummerierung, deshalb muss auch ein neuer Abschnitt beginnen: Seite 1 Abschnitt 2. Nun geht die Nummerierung fortlaufend weiter bis Seite 4, noch immer Abschnitt 2, das ist die logische Seite 6. Die zweitletzte Seite trägt die Nummer A, sie muss deshalb einen neuen Abschnitt 3 enthalten. Die letzte Heftseite trägt die Seitennummer B, diese soll aber beim Ausdruck unterdrückt werden. Wenn man die Seitenzahlen mit Einfügen, Seitenzahlen und nicht unmittelbar in den Kopf- und Fußzeilen festlegt, so kann die Ausgabe der Seitenzahl nur auf der jeweils ersten Seite eines Abschnittes unterdrückt werden. Deshalb steht hier die letzte Heft-Seite in einem neuen Abschnitt: Seite B Abschnitt 4.
Unsere nächste Aufgabe besteht nun darin, in die vierte Spalte der Tabelle die für den Druck der Einzelseite erforderlichen Bezeichnungen einzutragen. Danach sieht die Tabelle so aus:
Die Zahl in der Spalte Seite wird nach einem kleinen p (für page = Seite) geschrieben. Dabei müssen anstelle von römischen und alphabetischen Seitenzahlen arabische Zahlen geschrieben werden, also: A = 1, B = 2, ... und I = 1, II = 2, ... Nun folgt ein kleines s (für section = Abschnitt) und danach die Zahl aus der Spalte Abschnitt. Jetzt haben wir die erforderlichen Eingaben für den Ausdruck einzelner Seiten. Wir müssen sie nur noch in die richtige Zusammenstellung und Reihenfolge bringen. Dazu verwenden wir ebenfalls eine Tabelle, die einen Ausschnitt aus den Tabellen zur Seitenaufteilung entsprechend der Anzahl der Heftseiten darstellt. Wir schreiben dann jeweils anstelle der ursprünglichen einfachen Festlegung (hier im linken Teil) die Bezeichnung zur entsprechenden logischen Seite nach unserer vorherigen Tabelle als neue Festlegung (hier im rechten Teil eingetragen).
| Papier Blatt 1 | ||||
| Papier Blatt 2 | ||||
Also, im Beispiel steht für die Vorderseite von Papier Blatt 1 die erforderliche Eingabe 8;1 wir schreiben dann anstelle von 8 nach unserer Aufstellung p2s4 danach das Semikolon gefolgt von p1s1 anstelle von 1. Also gilt für die Vorderseite von Papier Blatt 1 die Eingabe p2s4;p1s1 . So entstehen dann auch die anderen nach den Abschnitten 2.5 unter Drucken, Seitenbereich, Seiten nötigen Eingaben zur Vorgabe der Heftseiten für den Druck.
Das alles liest sich komplizierter, als es ist. Wer es geschafft hat, die Seitennummerierung zu unterteilen, der schafft auch den Ausdruck in Heftform nach dieser Anleitung.
Nach dem hier vorgestellten Prinzip lassen sich auch ganze Bücher drucken. Bei einem Buch werden mehrere (viele) 'Hefte' zusammengebunden. Die Anzahl der Seiten eines Heftes beträgt dabei oft 16. Für das 'erste Heft' eines Buches werden also die Seiten 1 bis 16 (nach Tabelle) gedruckt. Das 'zweite Heft' des Buches besteht dann aus den Seiten 17 bis 32, das 'dritte Heft' aus 33 bis 48 usw. Wenn die Datei für das Buch alle Buchseiten enthält, kann der Ausdruck für das 'erste Heft' mit den Seiten 1 bis 16 erfolgen. Für das 'zweite Heft' müssen dann die Seiten 32; 17 (Vorderseite), 18; 31 (Rückseite) usw. gedruckt werden, also Werte nach Tabelle plus 16. Beim 'dritten und jedem weiteren Heft' des Buches sind dann die Seitenzahlen jeweils um 16 höher usw. bis schließlich alle Buchseiten fertig gedruckt sind. (Jetzt wird verständlich, dass bei den meisten Büchern die Gesamtseitenzahl durch 16 teilbar ist.)
Natürlich ist es auch möglich die Druckreihenfolge zu ändern, und z.B. zuerst alle 'Vorderseiten' (bei acht Seiten die Heftseiten 8;1 und 6;3) zu drucken und alle einseitig bedruckten Blätter wieder in den Drucker zu geben für den Druck der 'Rückseiten' (hier die Heftseiten 4;5 und 2;7).
Für andere Heftformate ist das gleiche Prinzip anwendbar, natürlich nur dann, wenn das Heftformat kleiner oder gleich dem halben Blattformat ist. Wenn auf einer Blattseite immer zwei Heftseiten angeordnet werden, so muss man nur die Randeinstellungen auf das Maß des gefalzten ('halben') Blattes beziehen und das Heft muss dann entsprechend zugeschnitten werden.
Das Heften mit Heftklammern ist mit den büroüblichen Heftern nicht möglich. Es gibt dafür aber geeignete Universal-Hefter für Broschüren- und Zeitungsheftung, bei denen der Klammereinsatz gedreht werden kann, ferner gibt es Hefter mit längeren Heftarmen, die für Hefte im Format A5 ausreichen.
Wenn die herzustellende Anzahl gleicher Hefte (Auflage) nicht ganz klein ist, sollte man sich den Gang zu einem guten Copy-Shop überlegen. Die Vorlagen werden als Heft wie oben beschrieben hergestellt. Es kann dabei empfohlen werden, diese Vorlagen nur einseitig zu bedrucken, weil sie dann als Originale zum Kopieren besser geeignet sind. Im Copy-Shop ist es auch möglich, für den Umschlag stärkeres Papier zu verwenden. Weiter können Bilder in besserer Qualität in die Vorlage eingeklebt werden. Oft werden dann außer dem erforderlichen zweiseitigen Kopieren auch Heften und Schneiden übernommen, sodass zu vertretbaren Kosten professionell gestaltete Hefte entstehen können.
Wer hätte gedacht, dass 'Büchlein drucken' so einfach ist! Allerdings geht es nur mit Word 2000 so leicht. Die eingangs erwähnten Programme können dagegen auch aus anderen Textprogrammen 'Büchlein' drucken. Erprobt sind die beschriebenen Methoden mit Word 2000 unter Windows 98SE und mit Drucker HP LaserJet 4. Abweichungen in der Hard- und Software-Konfiguration können dazu führen, dass die beabsichtigten Ergebnisse nicht zustande kommen. Jede Art von Gewährleistung wird daher ausgeschlossen.
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Viel Vergnügen beim Drucken von Heften!
© 2001-2006 - Dieter Oechsle - E-Mail
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